出發前3一4個月

• 尋找合適的專業遊學機構設計遊學行程，商討是次行程的主題及要求等。
• 按教育局指引招標。

出發前2-3個月

• 碓定合作的遊學機構公司學校亦開始發信準備收生程序，決定人數，以便遊學機構預早向航空公司申請機位。
• 老師與遊學顧問面談，了解簽證及當地所需注意事項等。

出發前1個月

• 學校為學生購買個人綜合旅遊保險，遊學機構需要購買當地旅遊意外保險、TIC印花稅。
• 遊學機構為學校設計遊學團Banner，遊學功課小冊子，名牌等。

出發前一週

• 遊學顧問會到學校為學生進行遊學簡介會,向學生詳細介紹遊學主題、參觀機構和學校、航班資料、出發前準備及所需注意事項等。

出發當日

• 遊學機構派員送機，協助老師處理現場突發性問題
  (如學生機票上的姓名與護照不合等)
• 隨團遊學顧問或領隊安排遊學團的登機細節。

附加講座

• 遊學機構在行程前或行程中安排切合主題的專題講座。
• 遊學機構可以協助學校舉辦分享會。